Neues in Version 23.2 I Nützliche Funktionen für effizientere Abläufe
Mit unserer Version 23.2 konnten wir wieder viele Wünsche aus dem SelectLine Uservoice erfüllen. Einige davon sowie andere nützliche Funktionen stellen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag einmal genauer vor.
Produktübergreifend
Drag-and-drop im SelectLine DMS
Arbeitsprozesse optimieren und dadurch noch mehr Zeit sparen. Klingt gut, oder? Um Ihnen die Arbeit so leicht wie möglich zu machen, haben wir die Archivierung per Drag-and-drop noch effizienter gestaltet. Ziehen Sie nun bei der Archivierung einen Datensatz auf den Archivbereich in der Warenwirtschaft, wird die Datei direkt in der passenden Kunden- oder Lieferantenakte abgelegt und sogar automatisch verschlagwortet. Das beschleunigt nicht nur den Archivierungsprozess externer Dokumente, sondern spart auch bei der späteren Suche wertvolle Zeit.
Warenwirtschaft
Belegausgabe
Wie bereits eingangs erwähnt, konnten wir mit der Version 23.2 wieder einige Wünsche aus dem Uservoice erfüllen. So wurde in den Stammdaten für Kunden und Lieferanten das Baummenü erweitert. Dort finden sie ab sofort den Menüpunkt „Belegausgabe“, über den für jeden Belegtyp spezielle Ausgabeeigenschaften konfiguriert werden können. Neben dem Versandformat können dabei individuelle E-Mail-Adressen oder auch eine bevorzugte Druckvorlage bei E-Mail-Versand konfiguriert werden. Das ist besonders praktisch, wenn Sie mit den einzelnen Abteilungen eines Kunden unterschiedliche Absprachen getroffen haben. Während die Buchhaltung des Kunden bereits den neuesten Standards folgt und Rechnungen stets im ZUGFeRD Format erhalten möchte, hängt der Einkauf eher an den seit Jahren bestehenden Prozessen im Papierformat.
Sämtliche Anpassungen für die Belegausgabe werden dabei über einen eigenen Dialog vorgenommen. Sie können das Versandformat festlegen und darüber entscheiden, ob ein digitaler Versand per E-Mail als PDF oder als elektronisches Rechnungsformat erfolgen soll. Zusätzlich kann eine bevorzugte Druckvorlage für jeden Belegtyp hinterlegt werden, welche auch den Vorzug gegenüber Standarddruckvorlagen und Druckvorlagen aus Nutzervorgaben erhält. Auch in den Mandanteneinstellungen haben wir einen Bereich für die Belegausgabe geschaffen. In diesem können Sie Versandformate aktivieren und deaktivieren. Das hat zur Folge, dass ein deaktiviertes Format zwar noch genutzt werden kann, für zukünftige Konfigurationen aber nicht mehr als Versandformat zur Auswahl steht. So wird verhindert, dass versehentlich veraltete Formate weiter genutzt werden.
Aktualisierung von Einkaufskonditionen über ausgewählte Belegarten
Wir haben die Aktualisierung von Einkaufskonditionen für Sie flexibler gestaltet. Sie können nun selbst definieren, welche Belege für Anpassungen berücksichtigt werden. Unter „EK-Aktualisierung“ in den Mandanten- und Artikeleinstellungen finden Sie die neuen Auswahlmöglichkeiten. So sichern Sie sich die größtmögliche Flexibilität und passen Ihre Arbeitsabläufe Ihren individuellen Bedürfnissen an.
Aktualisierung von Einkaufskonditionen bei Staffelpreisen
Nachdem Sie nun bereits erfahren haben, wie Sie die Einkaufskonditionen für Lieferanten spielend leicht aktualisieren können, zeigen wir Ihnen jetzt, wie Sie die Lieferantenkonditionen aktualisieren, die über Staffelpreise verfügen. Bisher gab es hierfür keine Option. Mit der Version 23.2 stellen wir Ihnen jedoch gleich zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Über die Mandantenoption „Aktualisierung der Lieferantenkondition mit Staffelpreis“ können Sie die Einkaufskonditionen nun automatisch oder auf Nachfrage aktualisiert werden. Auf Nachfrage bedeutet in diesem Fall, dass die Staffelpreise nach einer zusätzlichen Abfrage in einem extra Dialog aktualisiert werden, bei Hauptpreis und Konditionen erfolgt dies automatisiert.
Rechnungswesen
Digitale Belege – Memotext und OP-Belege
Auch im Rechnungswesen konnten wir wieder einige Wünsche aus dem Uservoice-Forum erfüllen, zwei davon stellen wir Ihnen im Rahmen der Versionsneuerungen einmal genauer vor. Dieser hilft dabei, dass Sie zukünftig keine wichtigen Informationen zu Ihren Kreditoren mehr vergessen. Denn beim Buchen eines digitalen Beleges wird Ihnen jetzt ein Hinweistext zum jeweiligen Kreditor angezeigt. Dieses Memofeld können Sie in den Stammdaten mit Informationen befüllen, die Ihnen dann beim Buchungsvorgang wieder erscheinen. Unser zweiter erfüllter Wunsch ist der Hinweis auf bereits verwendete OP-Belege. Beim Einlesen von E-Rechnungen wird auf bereits vorhandene OP-Belegnummern geprüft und im Falle einer bereits erfassten gleichen Belegnummer ein Protokolleintrag hinterlegt. Zur Absicherung erfolgt ebenfalls eine Hinweismeldung in der Buchungserfassung. So können Sie auch bei der manuellen Kontierung eines digitalen Beleges auf die doppelte Erfassung eines OP-Beleges reagieren.
OPs erledigen zur FIBU-Kopplung
Möchten Sie einen bestehenden Warenwirtschaftsmandanten an die Finanzbuchhaltung koppeln, ist es ab sofort möglich, die offenen Posten direkt bei diesem Vorgang zu erledigen. So können Sie bei der Kopplung alle Positionen auf einen korrekten Stand bringen. Die zum Ausgleich benötigten offenen Posten werden dabei zum letzten Tag vor der Kopplung erstellt. Zur eindeutigen Differenzierung wird der OP-Text so vergeben, dass er eindeutig auf den auszugleichenden offenen Posten verweist.